Jak planować cele, aby je realizować

Jak planować cele, żeby faktycznie je realizować, a nie tylko o nich mówić?

Ile razy zdarzyło Ci się, że z entuzjazmem wyznaczyłeś sobie cel, rozpisałeś plany, a po kilku dniach, tygodniach, a czasem nawet godzinach, cały zapał wyparował, a ambitne założenia zostały tylko na papierze? Jak planować cele, żeby faktycznie je realizować, a nie tylko o nich mówić? To pytanie zadaje sobie wielu z nas. Wszyscy mamy te same 24 godziny na dobę, ale niektórzy najwyraźniej umieją je lepiej wykorzystać, konsekwentnie dążąc do wyznaczonych celów i osiągając rzeczy, które innym wydają się niemożliwe. Sekret często tkwi nie w magicznych zdolnościach, ale w metodycznym i przemyślanym podejściu do planowania. Dziś zanurkujemy głęboko w sprawdzone metody, które pomogą Ci przełożyć Twoje marzenia na konkretne działania i wreszcie zacząć je realizować.

Jak planować cele, żeby faktycznie je realizować, a nie tylko o nich mówić: Klucz do sukcesu

Zastanawiasz się, co sprawia, że jedni ludzie z łatwością realizują swoje zamierzenia, podczas gdy inni krążą w kółko, ciągle obiecując sobie zmiany, które nigdy nie nadchodzą? Odpowiedź jest prostsza, niż myślisz, i nie wymaga nadludzkiej motywacji czy niezwykłych talentów. Wymaga za to pewnej dyscypliny i świadomego podejścia do procesu planowania. Przyjrzyjmy się pięciu kluczowym sposobom, które pomogą Ci przejąć kontrolę nad Twoimi celami i przekształcić je w namacalne sukcesy.

1. Zaczynaj z wizją końca

To fundamentalna zasada, którą Stephen Covey ujął w słynnym haśle: „zaczynaj z wizją końca”. Co to oznacza w praktyce? Mówiąc po ludzku – zaczynaj, wiedząc dokładnie, gdzie chcesz skończyć. Nie musisz od razu mieć szczegółowego planu, jak się tam dostaniesz, ale musisz widzieć swój cel z całą precyzją, ZANIM weźmiesz się za jakiekolwiek działanie.

Zdumiewa mnie, jak często ludzie proszą o radę, jak coś osiągnąć, a kiedy pytam o konkretne oczekiwania co do celu, zaczynają się gubić. Pamiętam rozmowę „wychowawczą” z pracownikiem, który notorycznie spóźniał się na spotkania z klientami. Zazwyczaj były to tylko parę minut, ale dla klienta, który pędził przez miasto, żeby zdążyć na czas, albo przerwał ważne spotkanie, aby dotrzeć do nas, było to absolutnie niedopuszczalne. Mój pracownik z wdziękiem uśmiechał się i tłumaczył, że on naprawdę się stara, ale jakoś faktycznie często mu to nie wychodzi. Mówił, że w jego przypadku „inaczej się nie da”. Powiedziałem wtedy: „OK. A teraz wyobraź sobie, że obiecam Ci, iż jeśli przez następne 30 dni nie spóźnisz się na żadne spotkanie ani minuty, dostaniesz premię 15 000 złotych… Dasz radę?” Jeszcze nie skończyłem mówić, kiedy nerwowo się roześmiał, a ja widziałem w jego oczach, że strzał był trafiony. Od razu doskonale wiedział, że kiedy cel byłby jasno określony i miałby taką konkretną motywację, nie miałby żadnego problemu z jego dotrzymaniem. Mimo, że w ogóle nie mówiłem mu, JAK miałby to osiągnąć – on sam by to wiedział.

Widzisz? Po prostu punktualność nie była jego rzeczywistym celem. Była dla niego tylko ogólnym kierunkiem, zbyt ogólnym, aby dać mu energię i determinację, potrzebną do jej dotrzymania. Kiedy dokładnie wiesz, co konkretnie chcesz osiągnąć, i ten cel jest dla Ciebie naprawdę ważny, będziesz wiedzieć, jak to zrobić i nic Cię nie powstrzyma. To trochę jak nawigacja w samochodzie – zanim ruszysz, musisz wprowadzić dokładny adres docelowy. Bez tego, możesz jechać w dowolnym kierunku, ale nigdy nie dotrzesz tam, gdzie naprawdę chcesz być.

2. „To muszę” – czyli sprawy absolutnie konieczne

Nawet kiedy Twój wielki cel jest już jasno określony, na pewno w Twoim życiu pojawi się szereg spraw, które po prostu musisz wykonać, niezależnie od wszelkich innych względów. Kiedy planuję swój dzień, jedną z pierwszych rzeczy, które robię – wbrew powszechnym zaleceniom zaczynania od wielkich celów itp. – jest lista spraw, które absolutnie muszę dzisiaj załatwić. Uwaga: to nie znaczy, że od nich zacznę dzień! Chodzi o to, aby mieć świadomość ich istnienia. Planowanie rzeczy naprawdę ważnych ułatwia mi pewność, że mój plan się nie rozsypie z powodu jakiegoś pilnego „duperela”, o którym nie pomyślałem, a który musi się dzisiaj wydarzyć.

Dlatego bardzo szybko rzucam na kartkę spis spraw koniecznych na dzisiaj, nie analizując szczegółowo ich rangi czy długości. Może to być oddzwonienie do klienta, wysłanie ważnego maila, opłacenie raty kredytu hipotecznego (który nie zaczeka!), czy odebranie dziecka z przedszkola. Zajmuje mi to tylko chwilę. Poprzestaję na spisaniu tej listy – zwykle jest na niej 3-5 pozycji, nie więcej, aby nie zamienić jej w kolejny, przytłaczający katalog zadań. Ustalenie, kiedy się nimi zajmę, przychodzi później – już po zaplanowaniu rzeczy ważnych: czyli tych, które służą realizacji moich własnych, osobistych, najważniejszych celów i wartości. Ale teraz już wiem, że czas, przeznaczony na te naprawdę ważne rzeczy, będzie pewny i nie zostanie nagle pożarty przez nieprzewidziane „muszę”.

3. Jak tam dojdę i ile mi to zajmie: Rozbijanie na kroki

Jeśli już zaczęłaś z wizją końca i wiesz, co musisz załatwić, to masz w głowie, albo bez trudu stworzysz listę kroków, które składają się na drogę do Twojego celu. To „projekty” albo etapy projektu. Skuteczne planowanie, które zapewnia realizację, zawsze obejmuje ustalenie, jakie to kroki, ile czasu każdy z nich zajmie oraz kiedy i w jakiej kolejności je wykonać.

Przez długi czas zdumiewało mnie, jak ogólne pojęcie o tym, ile coś zajmie mi czasu, zmieniało się po przyjrzeniu się etapom składowym tej czynności. Na przykład, masz przygotować ofertę dla klienta. Myślisz sobie: dobra, z godzinę, może półtorej. Potem zabierasz się do spisania kroków, jakie musisz wykonać, aby to zrealizować: sprawdzić maile od klienta z liczbą uczestników szkolenia, przejrzeć aktualne cenniki, przypomnieć sobie, czy obiecaliśmy jakiś rabat, pomyśleć, ilu potrzeba ludzi do realizacji tego zlecenia, a może jeszcze skonsultować się z zespołem. Nagle okazuje się, że to wszystko jest nie do zrobienia w godzinę, może półtorej. Realnie może zająć ze 3-4 godziny. Jeśli wiesz, że dzisiaj możesz na to przeznaczyć góra 2 godziny, to oczekiwanie, że oferta dzisiaj będzie gotowa, jest kompletnie nierealne. Lepiej od razu zaakceptować, że to zadanie będzie rozłożone na dwa dni, niż frustrować się brakiem postępów i odkładać je w nieskończoność.

Z czasem nabierasz wprawy w ocenie tych kroków. Ważna uwaga: to nie apteka! Nie musisz miligramową wagą odmierzać czasu. Chodzi o to, żeby jednym rzutem oka ocenić, ile i jakie kroki trzeba wykonać, aby konkretny cel osiągnąć, i MNIEJ WIĘCEJ ile czasu na każdy z tych kroków potrzeba. To ogromnie zwiększa realistyczność planu, a przez to szanse, że go zrealizujesz. Pamiętaj, nawet najbardziej skomplikowany projekt, jak na przykład budowa domu, składa się z mniejszych, wykonalnych etapów – od wylania fundamentów po położenie dachu. Każdy z tych etapów ma swój czas i zasoby, a świadomość tego to podstawa.

4. Planuj najwyżej 50-60% dostępnego czasu

Byłoby wspaniale, gdyby nasz rozkład dnia zależał tylko od nas, ale rzeczywistość zawsze nas zaskoczy. A to trzeba się zająć nagle czymś, czego nie było w planie, a to zaplanowany krok zajął o wiele więcej czasu, niż zakładałeś, a to coś okazało się trudniejsze, niż się zdawało, a to w końcu czas przeleciał gdzieś przez ręce, pochłonięty przez media społecznościowe czy inne rozpraszacze. Aby takie niespodzianki nie zrujnowały Twojego planu, planuj użycie najwyżej 50-60% dostępnego czasu.

To genialne w swojej prostocie, a jednak trudne do pokonania psychicznie – bo wolna przestrzeń w kalendarzu kusi, by ją „wypełnić”. Tymczasem empirycznie przekonałem się, że planowanie nawet tylko 50% czasu to balansowanie na krawędzi realności. Jeśli zaplanujesz go więcej, szanse na realizację planu drastycznie maleją. Po co kusić los i stresować się, że znowu nie zdążysz ze wszystkim? Daj sobie oddech! Reszta czasu, te 40-50%, to Twój bufor na niespodzianki, na chwilę relaksu, na nieplanowany telefon od znajomego czy po prostu na dłuższą przerwę na kawę, kiedy poczujesz, że potrzebujesz resetu. W prostocie piękno: po prostu, planuj tylko 50-60% czasu, jaki masz. Reszta wypełni się sama, a Ty poczujesz się mniej przytłoczony i bardziej w zgodzie ze swoim planem.

5. Last, but not least: Trzymaj się planu…

Ludzie poświęcają wiele energii na planowanie, na poszukiwanie idealnych narzędzi do odhaczania zadań, monitorowania postępów itp. A potem jakieś zadanie, albo nieplanowana przeszkoda, wciąga Cię do tego stopnia, że się w tym zatracasz i cały plan zostaje tylko na papierze. Zrób plan, jakikolwiek, a potem SIĘ GO TRZYMAJ.

Jest niesamowite, jak trudno jest ludziom stosować proste rozwiązania, bo stale usiłujemy przechytrzyć sami siebie i „przekombinowujemy”. Nie potrafię zliczyć, ile razy zrobiłem sobie dobry plan dnia czy tygodnia, a potem dałem się porwać biegowi spraw i na koniec dnia okazywało się, że zrobiłem mnóstwo innych rzeczy, zamiast tych zaplanowanych. Pamiętam czasy, kiedy podczas studiów próbowałem „na spontanie” przygotować się do sesji – efekty były, delikatnie mówiąc, mizerne. Dopiero gdy zaczynałem trzymać się ustalonego harmonogramu nauki, choćby był on niedoskonały, widziałem realne postępy.

Kiedy jednak postanowisz to zmienić i po prostu trzymać się planu, odkryjesz niezwykłą siłę takiego postanowienia. Po zakończeniu takiego dnia będziesz mieć więcej energii do pracy i życia, niż na jego początku. Jim Collins, autor książki „Od dobrego do wielkiego”, opisuje w niej studium kilkunastu światowych firm, które wielokrotnie przekraczały najlepsze wyniki w swojej branży i stały się wzorem firm „wielkich” nie tylko rozmiarami. Za sukcesem każdej z nich stała ta sama, konkretna strategia rozwoju. Ale w ramach tych samych badań okazało się także, że jest też spora grupa firm, które wprawdzie nie osiągały aż tak spektakularnych wyników, ale nadal wypadały znacznie powyżej średniej. Co ciekawe, tym razem nie stosowały jakiejś jednej strategii rozwoju, tylko różne. Jednak to, co je łączyło, to fakt, że stosowały konsekwentnie JAKIKOLWIEK plan. Okazuje się, że trzymanie się JAKIEGOKOLWIEK planu, pod warunkiem jego konsekwentnego przestrzegania, daje dużo lepsze rezultaty niż nawet najbardziej energiczny „spontan”. Nawet jeśli plan nie jest idealny, samo jego przestrzeganie uczy dyscypliny, pozwala mierzyć postępy i w razie potrzeby – modyfikować kurs. Pamiętaj, że nawet najdalsza podróż zaczyna się od pierwszego kroku, ale bez mapy (nawet tej narysowanej na serwetce), łatwo o zabłądzenie.

Zastosuj teorię w praktyce: Twoje zadania do wykonania

Mówić o planowaniu to jedno, ale zacząć działać to drugie. Dlatego teraz zapraszam Cię do wdrożenia tych zasad w życie. Nie czekaj, aż poczujesz „motywację” – zacznij od małych kroków już dziś!

Zaplanuj teraz swój najbliższy dzień (albo najbliższy tydzień) tak, aby zrealizować to, co zamierzasz:

1. Wybierz cel: Popatrz na a) swoje życie prywatne i b) swoją pracę/życie zawodowe. Wybierz sobie jeden ważny dla Ciebie cel w którejś z tych sfer. Upewnij się, że jest on dla Ciebie naprawdę istotny i jasno określony. Zastanów się, dlaczego chcesz go osiągnąć.
2. Rozbij na kroki: Następnie wypisz sobie 3-5 kroków lub czynności, które musisz wykonać, aby osiągnąć ten cel. Niech to będą konkretne, mierzalne zadania, które wiesz, że możesz wykonać.
3. Wbuduj w plan: Wbuduj przynajmniej jedną z tych czynności w najbliższy dzień. Pamiętaj, aby ocenić, ile to realnie zajmie czasu. Bądź szczery ze sobą, lepiej przeszacować, niż nie docenić złożoności.
4. Lista „to muszę”: Wyznacz teraz czas na kategorię „to muszę” dla tego samego dnia. Pamiętaj, że nie musisz zaczynać od nich dnia. Ale czas na nie musi się znaleźć i musisz go sobie wyznaczyć z góry, aby nie kolidowały z Twoimi ważnymi celami.
5. Sprawdź bufor: Upewnij się, czy realizacja Twojego planu nie zajmuje więcej niż 50-60% dostępnego czasu. Daj sobie przestrzeń na niespodzianki i elastyczność.
6. DZIAŁAJ: I najważniejsze – TRZYMAJ SIĘ TEGO PLANU i zrób to, co jest w nim zapisane. Konsekwencja jest Twoim największym sprzymierzeńcem.

Pamiętaj, że planowanie to nie sztywne więzienie, ale elastyczna mapa, która pomaga Ci dotrzeć do celu. Im lepiej opanujesz sztukę planowania i będziesz konsekwentnie trzymać się swoich założeń, tym więcej osiągniesz. Powodzenia!